社内に蓄積された多種多様な資料。PCを目の前に「あの資料、どこだっけ?」と資料探しに四苦八苦した経験はありませんか?デジタル化が進む今、こうした問題を放っておくと大変なことに。当記事では、文書検索ツールに欠かせないポイントをご紹介。“本当に使える文書検索ツール”について考えていきます。

見過ごされやすい課題「あの資料、どこだっけ?」

社内の文書データ

技術資料や製品情報、顧客への過去の提案資料、研究開発資料、設備不具合報告、顧客問合せ履歴など、社内にある膨大なデータから欲しい情報を見つけるのは容易ではありません。実際、PCに格納されているファイルが多すぎて「知りたい情報がどこにあるのか分からない」「どの情報を見れば課題が解決するのか見当がつかない」という情報検索に関する課題を抱えている企業も少なくありません。

こうした問題は、多くの人が個人レベルで経験しているにも関わらず、見過ごされがちです。しかし、放っておくと業務に支障をきたす可能性もあるので、注意が必要です。

検索の困難が生むデメリット

ここで、先述した問題を放置した場合のデメリットを具体的に考えてみましょう。

例えば、社内の情報がどこにあるか分からないと、探しものがあるたびに他人に尋ねるということが発生します。すると、文書検索の先にある本来の目的を解決するまでに時間がかかってしまい、業務が非効率的になってしまいます。

また、欲しい情報がどうしても見つからず、他人にも尋ねることができない場合はどうでしょうか。多くのケースでは対応する担当者の知識の範囲内で答えを出すため、その範囲の外に最適解があった場合、課題が十分に解決できなかったり、業務の質を低下させてしまったりする恐れがあります。

文書検索における課題のイメージ

とくに、新入社員などは、欲しい情報が入手できるか否かで、業務に差が生じてしまうことでしょう。

ですが、逆に、社内の多種多様な情報を個人が自由に使いこなすことができれば、業務の質をあげ、組織力を強化することにつながります。 次の項目で、何が壁になって欲しい情報が見つからないのかを考えていきましょう。

社内文書の検索が上手くいかない3つの要因

書類データ検索のイメージ

(1)社内情報過多

社内情報(文書ファイル等)が多すぎで、情報が整理できていない。
資料や文書を作成した個々人が好き好きに情報ファイルを作成していると、ファイルの量が膨大になり、文書管理が追いつかず、結果的に文書検索を困難にしてしまう。

(2)情報共有ルールがない

そもそも情報共有のための統一されたルールがなく、個々人がそれぞれの独自のルールに基づいて情報管理(文書管理)を行なっている。ファイルを作成した本人しか知り得ない情報が多く、他者は欲しい情報がどこにあるのか分からなくなってしまう。

(3)蓄積情報の全容を誰も把握していない

どのような情報が会社全体で蓄積されているのか、その全体像を誰も把握していないために、検索しようという行為にも及ばない。

昨今、デジタル化が進み文書管理の徹底が求められるようになりましたが、上記の問題から予想できるようにデジタル文書の管理や整理は一朝一夕にはいきません。こうしたことから、近年では、文書検索ツールに注目が集まっています。

“本当に使える文書検索ツール”とは?

文書検索ツールのイメージ

しかし、検索多種多様な社内文書があるなかで、文書検索ツールは単純に「情報を見つけ出すこと」だけでは十分な役割は果たせません。“本当に使える文書検索ツール”とはどういうものなのか、ここからは文書検索ツールにおける重要な点を考えてみましょう。

文書検索に求められる「重要」ポイントとは

一般的な情報検索の場合、求める情報を見つけ出すことにスコープするため、その周辺の情報までは知ることはできません。

例えば、新入社員が「電話の取り方」を検索するにあたって、電話の取り方は検索結果に表示されても、保留や転送の方法など、一連の流れに紐づく情報が出てくるとは限りません。そのため、「知りたいことがあるたびに検索をする」ということが起こります。

ですが、周辺情報もあわせて検索することができればどうでしょうか。欲しい情報と周辺情報が線でつながり、検索結果はより実務に役立つ知識となります。
よって、情報を点ではなく、線として「網羅的」に検索できることが、情報検索のもっとも重要なポイントになります。

“文書検索ツール”が備えるべき3つの要素

ところが、社内には「検索がうまくできる人とできない人」がいます。また、「そもそも自分が求めている情報が存在するのかさえ分からない」といったパターンもあります。 こうしたケースにも対応するためには、検索ツールは次の3つの要素を満たす必要があります。

・検索の均質性

誰であっても同じような情報にアクセスできるといった「検索の均一性」を担保する要素。個人の検索スキルや検索リテラシーにはバラつきがあるが、そうした個人差に左右されず、「誰もが、自分の言葉で質問した時に欲しい回答を得られる」といった点を満たす必要性。

・データ発見の簡便さ

データ発見に手間がかからず、簡単に欲しい情報を得られる要素。いろいろな情報ソースが乱立するなかで、複数のソースからの情報を一括で検索でき、結果を一覧で確認できるような仕組みなど、データ発見の簡便さが重要。

・認識外のデータ示唆

欲しい情報に関連する周辺情報も一緒に入手できるような、認識外のデータ示唆する要素。欲しい情報と一緒に、利用者が認識していなかった情報も取得できる。

以上の要素を満たす検索ツールによって、利用者は未知の知見を芋づる式に得られるだけでなく、個々人が業務をスキルアップさせていくことも可能となります。また、それが組織力の向上にも寄与します。

単なる文書検索にとどまらない「AI-Brid」

木村情報技術のAI-Brid

一般的な検索ツールと、業務を効率化し組織力を強化する検索ツールでは、機能も求められる要素も異なります。デジタル社会が加速し、デジタルデータを日常的に取り扱う昨今、企業における情報検索ツールは重要性を増しており、生産性向上につながるような活用方法が求められています。

木村情報技術が提供する「AI-Brid」は、文書検索とFAQ検索とが一緒に検索できる情報検索プラットフォームです。
AI-Bridの文書検索は、次のような特徴を有しています。

・複数の情報源から網羅的な情報検索が可能

社内のファイルサーバー、技術資料、BoxやSharePointをはじめとしたクラウドストレージサービス、ポータルサイト、外部公開サイトなど、複数のソースに存在している情報を一つの検索窓から網羅的に取得でき、利用者の認識外のデータも示唆します。また、ファイルサーバーを開かなくても検索結果にファイルが表示される仕組みがデータ発見を簡便にし、検索の利便性を高めます。

・自然言語での検索に対応

自然言語(思いついた文章)での検索に対応しており、搭載されたAIが、独自の検索語分析やアルゴリズムで優先度をつけて検索結果を表示します。利用者の検索スキルによって検索結果が左右されるというキーワード検索の課題を解消し、情報検索の均一性を保ちます。

・個人の権限情報に基づいた検索結果を表示

網羅的に情報を取得できる場合に問題になるのが、情報の機密性です。AI-Bridは個人の権限情報に基づき、利用者が閲覧できる資料のみを検索結果として表示。機密情報の保持した検索が可能です。

・AIが局所解を修正して「最適解」を提示

一般的な文書検索は、入力された検索キーワードに対して該当するであろう文書がランキング形式で表示されるため、情報が局所的になりがちです。AI-Bridは搭載されたAIが「局所解」になりがちな情報検索結果を修正し、「最適解」を上位に表示。検索結果のフィードバック機能を駆使することで、より高精度な文書検索を実現します。


単なる文書検索ではなく、より欲しい情報をAIが吟味するAI-Brid。AI-Bridのさらに詳しい文書検索機能については、『Box連携で始めよう!情報検索(2021/10/27)』のセミナー動画で公開していますので、ぜひご覧ください。