ウェビナーの成功は、その準備が鍵を握ると言っても過言ではありません。どういった点を踏まえてウェビナーの準備に取り組むのが良いのか、当記事では、ウェビナー開催までのステップとあわせて、準備段階において気をつけるべきポイントを整理していきます。

ウェビナー開催までのステップ

ウェビナーはオフラインのセミナーと比べて、手軽に開催することができますが、“満足度の高いウェビナー”を開催するためには、入念な準備が不可欠です。

準備を行ううえで、覚えておきたい「ウェビナー開催までに必要なステップ」は、次の通りです。

◆コンテンツ(セミナー内容)の作成

ウェビナーで発信するコンテンツを決めます。「誰に何を伝えたいか」「ターゲット、視聴者のニーズは何か」を掘り下げながら、コンテンツを固めていきましょう。ウェビナーのタイトルやコンテンツの中身を考える際に、訴求力のあるキーワードを盛り込むことも重要なポイントです。

◆配信ツールの選定

続いて、配信ツールの選定を行います。前のコラムでも解説した通り、配信ツールは「Zoom」や「Biz Live」など、さまざまなものがあり、ツールごとに異なる特徴があります。そのため、配信形式(ライブ配信か、録画配信か)やコミュニケーションの有無(双方向か、一方通行か)などを決定したうえで、それに合ったツールを選びましょう。

◆配信環境の整備

当日のウェビナーで配信がストップしたり、画像が乱れたりすると、主催者に対してネガティブな印象をもたれてしまう可能性があります。そうならないように、事前に配信環境(会場に他の音は入らないか、ネット環境に問題はないか)などを確認して、整備しましょう。

◆ウェビナー参加者の集客

ウェビナーでとても大切なことは集客です。どんなに優れたウェビナーを企画しても、誰も聞いてくれなかったら意味がありません。WebやSNSでの告知、さらに興味をもった人がスムーズに申し込みができるように申込フォームの作成などを行います。

◆開 催

当日は手順通りに開催し、終了後はアフターフォローも行いましょう。アンケート機能などを用いて視聴者からのリアルな声を集め、次回のウェビナーをより良いものするための材料として活用していきましょう。

ウェビナーの準備で気をつけたい12のこと

ウェビナーの準備の注意点

ウェビナーを開催するうえでの基本の流れを理解したら、それぞれのステップごとに“気をつけたいこと”があります。それは次の12項目です。

【企画編】

1:コンテンツ作成

コンテンツはターゲットによって変わるため、まずはターゲットを明確にしましょう。ここが曖昧で、不特定多数をターゲットにしてしまうと、「誰に向けたセミナーだろう?」と、参加者が消化不良に陥ります。しっかりとターゲットを絞り、参加者が「まさに自分のためのウェビナーだ!」と感じることで、ウェビナーや主催者の評価が高まります。

ターゲットが決定したら、ウェビナーの進行をまとめたシナリオを作成します。シナリオ作成で大切なことは「視聴者が飽きない内容にすること」です。ダラダラと話が続くばかりで、参加者が飽きてしまい、途中で離脱してしまう人が多数いた…という話も聞きます。どうしたら飽きずに最後まで聞いてもらえるか、構成などを工夫しましょう。

2:人員(スタッフ)確保

コンテンツが決定したら、そのコンテンツを円満に視聴者に届けるための、人員(スタッフ)を確保します。「必要な人材が不足していてグダグダになった」なんていうことにならないように、事前にウェビナーに必要な人材を書き出しましょう。

プレゼンを行うメインプレゼンター、司会進行を行うモデレーター、参加者の意見を集約・整理するファシリテーターなど、さまざまな役割があるので、ウェビナーの企画段階で、どの人材をどういうポジションに配置するべきかを考えます。

3:開催日時の選定

開催日時はターゲット層を意識して選定します。つまり、ターゲット層が「参加しやすい日時を選ぶ」ということです。たとえば、営業職の場合は、月末よりも月初のほうが参加しやすい可能性が高いなど、ターゲットによって行動パターンは異なります。ターゲット視点で選定しましょう。

4:動画編集の必要性(録画配信の場合)

配信形式が「録画配信」の場合は、事前に撮影した動画を編集する必要があります。当日になっても動画が完成していない、などといった最悪の事態を招かないように、事前に編集ができる体制(スタッフやスケジュール)を整えておくことも忘れずに。

5ウェビナーツールの選定

ツールを選定する際もターゲティングの視点が不可欠です。ターゲットとコミュニケーションを取る必要がある場合は、チャット機能などがついているものを選びましょう。気を付けるべきは「機能とコストとのバランスを取ること」です。あれもこれもと求めすぎて、コストが高くなりすぎないように気をつけましょう。

【集客編】

6:集客期間を十分にとる

集客をするための期間は十分に取りましょう。短すぎると、参加者がスケジュールを確保することが難しくなったり、上司の許可が得られなかったりと、マイナスに働くことがあります。そのため、目安として、ウェビナー開催の1か月前からの告知を行い、集客をスタートするのが良いと言われています。

7:ウェビナーの紹介ページの作成

ウェビナーの紹介ページもしっかりとつくりましょう。内容やスケジュールはわかりやすく記載し、目を引くキャッチコピーや画像などを利用して、魅力あふれるページに仕上げたいところです。自社で開催した類似ウェビナーの「参加者の声」なども盛り込んでおくこともよいでしょう。

8:応募フォームの作成

どんなに魅力的なウェビナーでも、応募フォームがどこにあるかわからなかったり、申込の手続きが面倒だったりすると、参加を諦めてしまう人もいます。それを防ぐために、スムーズに応募できる流れをつくりましょう。また、応募段階で事前アンケートを行い、参加者の目的やニーズを把握しておくと、参加者の満足度がより高まるようなウェビナーに仕上げられるといったメリットも生まれます。

9:ウェビナーの告知

告知方法は、SNS活用、メルマガ、Web広告などが主流です。SNSは一度の告知でも、たとえばツイッターの場合はリツイートされることで情報が拡散し、幅広い層へ告知を行うことができるかもしれません。メルマガは「メルマガ購読者」という自社サービスに関心の高い層へのアプローチが可能ですが、一度の配信では見逃される場合があるので、複数回送るようにしましょう。Web広告はコストがかかるものの、ターゲットへの効率的な告知に効果的です。

【開催一週間前〜当日編】

10:リハーサル

開催日の1週間前に当日のスタッフを集めて、リハーサルを行い、機材の操作や当日の進行を把握するようにしましょう。このときに問題が判明しても、1週間あれば解決できる可能性は高いです。本番のつもりでリハーサルを行うことがポイントです。

11:参加者へのリマインド

いよいよウェビナー開催の前日になったら、参加者に対してリマインドのメールなどを送るようにしましょう。「行きたかったけど忘れてしまって参加できなかった」という人が1人でも減るようにリマインドを行います。一度だけメールを送ると見逃されるリスクがあるため、前日と当日も送るようにしましょう。

12:当日の配信テスト、機材テスト、インターネット回線の確認

当日も、事前に配信テスト、機材テスト、インターネット回線の確認を行います。また、役割分担も改めて確認し、不足している人材は役割がないか、確認しましょう。

ここまで書いたように、ウェビナーを開催するためには多くの準備が必要です。上記のポイントをチェックしながら、1つひとつ、入念に準備を行い、参加者の満足度の高いウェビナーにつなげていきましょう。

ウェビナーの準備を効率良くすすめる方法

ただ、ウェビナーの経験が一度もなく、「ちゃんと準備ができるかわからない」「本番でトラブルがあったら取返しがつかない、どうしよう」と悩む担当者も少なくないと思います。さらに言えば、ウェビナーの規模が大きいほど、準備は複雑になり、課題も多くなるものです。

現在、そのような悩みをもつ企業では、事前準備から開催本番、さらにはアフターフォローまでをワンストップでサポートしてくれるツールやサービスが活用される傾向にあります。

例えば、木村情報技術が提供しているBiz Liveの場合、専任のスタッフが付き、「事前準備対応」(打ち合わせ、会場下見、シナリオの作成、視聴ページの作成など)、「本番対応」(会場コーディネート、機材設営、配信オペレーションなど)、「終了後対応」(収録データ納品など)と、ワンストップでプロがサポートを行います。

このようなサービスを利用することで、未経験でも、効果的なウェビナーを開催することが可能になります。

ウェビナーは、開催規模(参加人数)や配信形式によっても、必要な準備が異なります。自社にとって、どのように準備をすすめていくのが効率的か、しっかりと検討していきましょう。