急速に普及するウェビナー。距離や時間、感染症などを気にせずにセミナーを開催できるため、さまざまなシーンで活用されています。今回はウェビナーのいろはとして、ウェビナーのやり方をメリットやデメリットとともにお伝えします。

ウェビナーとは?

ウェビナーとは、「ウェブ(Web)」と「セミナー(Seminar)」を掛け合わせた造語で、「ウェブ上でおこなわれるセミナー」の意です。日本では、ウェブセミナーやオンラインセミナー、ネットセミナーと表現されることもあります。

実際に開催されているウェビナーを見てみると、セミナーのほかにも、展示会、製品説明会、株主総会、社員研修など、幅広く活用されていることがわかります。

ウェビナーは、オフラインで開催されセミナーと比べると、大がかりな準備が必要ありません。インターネットに接続したパソコンやスマートフォンなどの端末があれば、誰でも簡単に開催することができます。参加する側も、会場に行かずに自宅や会社のパソコンやスマホで視聴できるため、その“手軽さ”が魅力の1つと言えます。

海外では、ウェビナーが効果的なマーケティング手法と捉えられていることもあり、既に多くの企業が活用しています。

日本でも新型コロナウイルスの感染拡大によるテレワークの普及に伴い、ウェビナーを利用する企業が増加していることから、今後は海外のように新たなマーケティング手法として確立していくことが予想されます。

企業がウェビナーを開催するメリットとデメリット

ウェビナーを開催するメリットはたくさんあります。ただ、そうは言っても“完璧な手法”ではないため、デメリットもあります。

効果的なウェビナーを開催するにあたっては、事前にその両方を理解しておき、主催者は企画内容にあわせて「ウェビナーを開催することが本当にベストな選択か?」という点を検討する必要があります。

ここで、ウェビナーにおけるメリットとデメリットについて触れていきたいと思います。

メリット

● 手間とコストを軽減できる

オフラインでセミナーを開催する場合、会場の手配、人員配置、資料や機器の事前準備、告知など、多くの手間がかかります。さらに、スタッフの現地までの交通費や、前日から近隣ホテルに宿泊する場合は宿泊費と、コストも少なからずかかってしまうものです。しかし、ウェビナーの場合は、大規模な会場も多数のスタッフも必要がないため、主催者側の手間とコストを大幅にカットすることが可能になります。

● 全国へ配信できて、集客もしやすい

会場へ来なければ聴くことができないオフラインのセミナーとは異なり、ウェビナーは日本全国、さらには世界にも配信することができます。そのため、「聴きたいけど、会場まで行くのが面倒」「会場へ行くほどではないけど聴きたい」といった人々も含めた、幅広い層に対してアプローチできる可能性があり、オフラインのセミナーよりも集客が容易な点がメリットになります。

● 参加者とコミュニケーションを取りやすい

参加者にとっては、オフラインのセミナーで大勢の前で質問をすることは勇気がいるものです。そのため、疑問に思ったこと、わかりづらかったところも、そのままのモヤモヤした気持ちのまま帰路につく、ということも少なくありません。その点、ウェビナーであれば、チャット機能を使い、匿名で気軽に質問することができるので、参加者とのコミュニケーションが取りやすくなります。

デメリット

●配信がストップするトラブルの可能性

ウェビナーはインターネットを介したセミナーのため、主催者側または参加者側の環境によって、配信が止まってしまうトラブルに見舞われる可能性があります。そうなると、参加者は主催者に対して不信感を募らせてしまうことも否めません。それを防ぐために、事前に信頼できるウェビナーサービスを選択する必要があります。

●準備を怠るとネガティブな印象を与えてしまうことも

配信する会場が暗くて見づらかったり、マイクの性能が悪いため音が途切れたり、スピーカー(講師)の身だしなみが整っていなかったりすると、参加者はストレスを感じます。ポジティブな情報を提供しようと開催したウェビナーが、これらが原因でネガティブな印象を与えてしまうこともあります。

ウェビナーには、上記のメリットとデメリットがあることを理解したうえで、デメリットを解消するための準備を行う必要があります。

ウェビナーのやり方(手順)

具体的にどのようにしてウェビナーの準備をすすめていけばよいのか、ここからは、「ウェビナーのやり方」についてご紹介したいと思います。

ウェビナーを開催するにあたって、大まかな手順は次のようになります。

【1】ウェビナーの意義・目標・概要を決める

まずは「なぜウェビナーを行うのか」「ターゲットは誰なのか」「どのような効果を期待しているのか」といった、意義と目標を明確にします。それが定まったら、目標を実現するためのウェビナーの内容を決めていきましょう。

【2】配信方法とウェビナーツールを決める

ウェビナーには、「ライブ(リアルタイム)配信」と「録画配信」の配信方法があり、どちらの形式で配信を行うかを決める必要があります。その後に、ウェビナーを配信するためのツールを選択しましょう。

現在はZoomやBiz Liveなど、さまざまな特徴をもったツールが多数あるため、チャット機能を利用するか、大人数向けかなど、必要な機能を備えているツールを予算の範囲内から選びます。

【3】配信環境を整える

「デメリット」のところでも前述した通り、ここまで完璧な準備を進めていても、ウェビナーで配信がストップしてしまえば、ネガティブな印象を与えてしまうことになります。そんなことにならないように、パソコンやマイクの性能、ネット環境などを入念にチェックしましょう。事前に通しでリハーサルを行う日を設けておくことをおすすめします。

【4】告知、申込受付

事前に想定したターゲットにウェビナーを視聴してもらえるように、告知・宣伝もしっかり行う必要があります。このときに忘れてはならないのが申込フォームです。参加したいと思った人がスムーズに申し込みができるように、申込フォームも準備しましょう。

【5】開催と振り返り

ここまで準備したら、当日はウェビナーを開催するだけです。ただ、ウェビナーが終わった後も、主催者はやることがあります。参加者からのアンケートをもとに今後に向けた改善点を洗い出すことや、参加者の情報をもとにマーケティングを行うことです。1回で終わるのではなく、次に繋がるウェビナーを開催していきましょう。

ウェビナーを上手に利用すれば、オンライン上でのビジネスを活性化させることが可能です。今後もこのコラム集では「ウェビナーに関する情報」を発信していきますので、ぜひチェックしてみてください。