現在、主流になりつつある「オンライン学会」は、さまざまな配信形式があります。リアルタイムで配信する、録画映像を配信する、さらにはそれらを混ぜて行うなど、学会のスタイルに合わせて配信形式を決められるところもオンライン学会の魅力でしょう。今回は、配信形式の紹介と、それぞれのコストの目安について解説していきます。

オンライン学会の配信形式

オンラインで話し合う様子

「オンライン学会」は、いろいろな配信の形式があります。大きくは下記の4つの方法に分類することができます。

1.オンデマンド配信(録画配信)

事前に録画しておいた研究発表などの映像を、決められたプログラム(スケジュール)に合わせて配信する方法。

2.ライブ配信

リアルタイムで配信を行う方法。「生配信」「ストリーミング配信」とも呼ぶ。

3.ハイブリッド配信①

リアルの会場で学会を行い、聴講者がいる大会の様子をライブ配信する方法(リアル会場型学会と、そのライブ配信の“ハイブリッド”)。

4.ハイブリッド配信②

ライブ配信の様子を決められた時刻にオンデマンド配信する方法(ライブ配信とオンデマンド配信の“ハイブリッド”)。


大別すると、この4つの方法になりますが、さらに細かく見ていくと、「動画は配信しない」または「動画有無の混合型」という方法もあります。

【動画は配信しない】

抄録(しょうろく)のみ、または抄録と発表時のスライドや資料だけをオンラインで公表する。

【動画有無の混合型】

発表や講演の映像は“限定”で配信し、一般には抄録や発表時のスライドのみをオンラインで公表する。

このようにオンライン学会の配信形式は、幅広い形式に分類することができるので、実際に開催する場合は、どのような学会にしたいかを事前にイメージして、プランを練っていく必要があります。

オンライン学会のコストは?

コストのイメージ画像

以前の記事『コロナ禍で注目を集める「オンライン学会」とは?』では、オンライン学会のメリットについて、「リアル会場型学会」に比べて運用コストを抑制できるということをお伝えしました。

そこで、ここでは「リアル会場型学会」と、上記各種の「オンライン学会」の配信形式のコストを具体的に比較してみましょう。

※仮に、「参加者数500名、ライブは講演5時間、オンデマンドは100演題、配信期限1か月」として算定します。

リアル会場型学会

費用:数百万~数千万円

会場やスタジオを借りるための「会場費・スタジオ費」、会場のスタッフの人件費や機材の利用料と、その運搬の料金として「現場スタッフ・機材費運搬費」、資料やパンフレットを紙で印刷製本するための「印刷製本費」、会場までの交通費や宿泊費として「旅費交通費」と、多くのコストがかかります。

この中で、特に大きな割合を占めるのが「会場費・スタジオ費」です。500人など、多くの人数を収容するための会場を数日間でも抑えるための費用は、高額なものになります。

オンデマンド配信(オンライン学会)

費用目安:150万円~

オンライン学会の配信形式の中で、最も低コストで実現できるのは「オンデマンド配信」です。事前に録画した映像を配信するため、コストはそれを実現する費用(録画撮影や時間通りに動画を配信するシステム利用料など)のみです。

ライブ配信(オンライン学会)

費用目安:150万~300万円

会場費・スタジオ費、現場スタッフ・機材運搬費、ライブ配信費用(生配信を行うためのシステム利用料など)がかかります。生配信用の会場・スタジオを利用したり、生配信の技術をもったスタッフを揃える必要があるため、オンデマンド配信よりもコストは高くなります。

ハイブリッド配信①(オンライン学会)

費用目安:250万~500万円

ライブ配信と小型のリアル会場型学会の組み合わせのため、費用の内訳はライブ配信と同様に、会場費・スタジオ費、現場スタッフ・機材運搬費、ライブ配信費用ですが、小さな会場とはいえ「リアル会場型学会」も同時に行うため、ライブ配信よりも費用が高くなります。

ハイブリッド配信②(オンライン学会)

費用目安:200万~400万円

会場費・スタジオ費、現場スタッフ・機材運搬費、ライブ配信+オンデマンド費がかかります。このタイプの特色は、ライブ配信とオンデマンド配信の2つを行うため、両方の費用が発生するところです。

このようにして見てみると、やはり「リアル会場型学会」よりも「オンライン学会」のほうが、コストを抑えられる可能性は高い、と言えるでしょう。

本当にメリットばかり?オンライン学会への「不安」や「疑問」

疑問のイメージ

これまでにも述べてきた通り、「オンライン学会」は学会開催のコストを抑制し、参加者も現地へ出向かずとも自宅や勤務先などからパソコン・スマホで参加できるなど、たくさんのメリットがあります。

それでも、いざオンライン学会を開催しようとすると“不安の声”があがるのも事実です。例えば、以下はユーザーが抱く不安や疑問の最たるものです。

  • ITに疎いため、初めてのオンライン学会をきちんとできるか心配。
  • 学会の配信ノウハウをもつ会社にお願いしたいが、どこに依頼すればよいのかわからない。
  • 配信するだけではなく、きちんと参加者に見てもらえているのか、リアルで開催しているときのように状況を把握したいが難しそう。
  • 参加の証明書を発行したいが、どのようにすべきかわからない。


初めてオンライン学会を開催する際は、こうした不安や疑問をすべて洗い出し、それを解決できるサービスを選定すると良いでしょう。

デスクからオンライン学会に参加する医師

木村情報技術が開発・提供するオンライン学会専用プラットフォーム「KIT-ON」は、上記で紹介した全ての不安や疑問を解決することができます。

◆ 配信ノウハウをもつ会社にお願いしたい

KIT-ONでは、大会ホームページの作成から、参加登録システムや決済管理システムの準備、学会の配信から運用サポートまで、ワンストップでプロの配信スタッフが支援します。オンライン学会の配信実績も多数あるため、学会を成功させるための多数のノウハウがあります。

◆ 視聴状況を確認したい

KIT-ONには「視聴判定機能つき動画プレイヤー」があります。これを利用することで、参加者が動画を最後まで見たかをプレイヤーが自動で判定し、その結果を主催者にフィードバックします。

◆参加証明書を発行したい

ログイン情報(参加登録情報)と紐づいた「証明書」をオンライン上で発行することが可能です。上記の「視聴判定機能つき動画プレイヤー」により、視聴完了の判定者のみに証明書を発行することもできます。
初めてのオンライン学会の開催で不安のある主催者の方は、「KIT-ON(キットオン)」の利用も検討してみてはいかがでしょうか?まずは、こちらのページよりお気軽にご相談ください。