「準備8割」や「段取り八分」というように、仕事以外に日常生活でも準備の大切さを体験された方も多いのではないでしょうか。Web講演会を開催するにあたっては、ホテル等の会場予約やインターネット回線の確保、司会、食事、タクシーの用意など、たくさんの項目があります。講演会本番の円滑な進行と成功のためには、こうした準備を欠かすことができません。

当記事では、ウェブ講演会の準備に関する心得や、気を付けるべきポイントについてご紹介します。

1.目的や目標を明確にする

ウェビナーはどうすれば高い満足度を感じてもらえるのでしょうか?
それはまず初めに、何を求められているのか知ることです。顧客のニーズをしっかりと確認し、どのような講演会を開きたいのか、最終的なイメージを共有することが大切です。

会場の選定ひとつにしても、高級感を求めるのか、それともシンプルなスタイルを求めるのか、それとも場所や予算が一番大切なのか、確認と提案をしながら候補を上げていきます。

最初にゴールのイメージを関係者で共有することで、認識の違いから発生する人的なリソースや時間のロスを防ぐこともできます。

2.優先順位とスケジュールを決める

スケジュールと締め切り

必要な作業を書き出し、優先順位とスケジュールを決めます。
しかし、まだ業務に慣れていない時期は、そもそもどんな作業が必要なのかわからなかったりします。また、何を優先しなくてはいけないのか判断に迷う時もあるかと思います。

必要な作業や優先順位に迷う場合には、遠慮せずに先輩・上長・上司に相談してみましょう。ちなみに、その後の連絡や報告もお忘れなく。スケジュールが決まれば、実行です!

3.確認を怠らない

当然のことですが、実はとても大切な作業です。「普段はきちんと確認しているのに、この時だけ忘れていた」「あの時、ちゃんと確認していれば…」と思った経験のある人もいるのではないでしょうか?

大抵のミスは、確認することで防げるものですし、確認した時点でミスに気付ければリカバリーもできます。

4.情報共有とマニュアル化

次に同じような作業をするときに効率よく動けるように、チームで情報を共有し、マニュアル化します。同じような失敗を繰り返さないためにも、情報共有とマニュアル化は、ぜひ、やってほしい項目です。

ビジネスシーンで仕事ができる人とは、しっかりと準備することで安心を感じ、リラックスした状態で本来の能力を発揮することができる人なのではないかと思います。

予想外のトラブルが起こっても、落ち着いて本来のパフォーマンを発揮できるように、“準備8割”の意識で日々の段取りを大切にしたいですね。